Office Manager (m/w/d)

  • Vollzeit
  • Mit / ohne Berufserfahrung
  • Heidelberg
  • Administration und Sekretariat
  • ab sofort

Mit Deinem Organisationstalent und einem Blick fürs das große Ganze unterstützt Du den Bereich Administration & Office am Empfang als Office Manager (m/w/d) und bist zentrale Anlaufstelle für Büro- und Reisemanagement und Korrespondenz. So sorgst Du für einen reibungslosen Ablauf im Alltagsgeschäft.

Wir sind IT-Personaldienstleister und bringen talentierte IT Experts mit spannenden Kundenprojekten namhafter Unternehmen in ganz Deutschland zusammen.

Wir suchen Dich als Assistenz & Office Manager (m/w/d) ab Januar 2025 an unserem Standort in Heidelberg. Ein späterer Einstieg ist ebenfalls möglich.

Das bieten wir

  • Eine wertschätzende und kollegiale Unternehmenskultur
  • Eine unbefristete Festanstellung
  • Eine intensive Einarbeitungsphase und individuelles Mentoring
  • Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu Home Office und der Ausgleich von Mehrarbeit
  • 30 Urlaubstage plus Weihnachten und Silvester
  • Gezielte Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
  • Flache Hierarchien und "Du"-Mentalität bis zur Geschäftsführung
  • Betriebliche Altersvorsorge inkl. attraktivem Arbeitgeberzuschuss
  • Regelmäßige Events zur Stärkung unseres Teamzusammenhalts
  • Bürohund und Feel-Good-Manager Nelly

Deine Aufgaben

  • Allgemeines Büromanagement: Dazu gehören auch Verwaltungsaufgaben, Abwicklung von Warenbestellungen (Büromaterial, Lebensmittel, etc.), sowie die Unterstützung des Team Managers bei Eventplanung und Dienstleistermanagement
  • Empfang und Telefonzentrale: Du bist erste Ansprechperson bei telefonischen Anfragen und übernimmst den Empfang unserer Besucher:innen
  • Verwaltung der Poststelle: Du übernimmst die ein- und ausgehende Post des laufenden Tagesgeschäfts und Betreuung der zentralen E-Mail-Postfächern
  • Fuhrpark- und Reisemanagement: Du unterstützt das Kollegium bei der Buchung von Dienstreisen und bei allen Fragen rund um die Firmenwägen
  • Weitere administrative Tätigkeiten: Zu Themen wie Terminkoordinationen und Vorbereitung von Besprechungsräumen, Vertragsmanagement oder Rechnungsprüfung stehst Du den Fachabteilungen unterstützend zur Seite

Das bringst du mit

  • Kaufmännische Ausbildung (z.B. als Bürokauffrau / Bürokaufmann, Hotelfachfrau / Hotelfachmann), eine vergleichbare Qualifikation oder erste Berufserfahrung im Bereich Office Management, Verwaltung oder ähnliches
  • Organisationstalent: Du schaffst es, auch bei vielseitigen Aufgaben den Überblick zu behalten und reagierst flexibel auf häufig wechselnde Aufgaben
  • Selbstständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie eine schnelle Auffassungsgabe
  • Offene und teamorientierte Persönlichkeit
  • Sicherer Umgang mit Microsoft Office
  • Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das klingt voll und ganz nach Dir? Dann bewirb Dich und werde Teil unseres Teams bei Constaff.

Wir freuen uns auf Dich!

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Deine Ansprechpartner

Lara Heinzmann
Talent Acquisition Manager

Tel.: +49 6221 33896 111
jobs@constaff.com

Wie geht es weiter?

1. Deine Bewerbung

Bewerben geht bei uns ganz einfach und dauert in der Regel nicht länger als 2-10 Minuten. Über unser Online-Formular kannst Du entweder Deinen Lebenslauf hochladen, Dich mit Deinem Xing-Profil bewerben oder Deine Daten manuell eintragen. Neben Deinem aktuellen Lebenslauf, freuen wir uns außerdem über die aus Deiner Sicht wichtigsten Zeugnisse und ein kurzes Anschreiben, in dem wir Dich besser kennen lernen. Deine Anhänge sollten dabei nicht größer als 10 MB sein.

2. Bewerbungseingang

Damit Du sicher sein kannst, dass wir Deine Bewerbung erhalten haben, schicken wir Dir innerhalb weniger Minuten eine Eingangsbestätigung. Über den beigefügten Link kannst Du übrigens auch jederzeit den aktuellen Stand Deiner Bewerbung einsehen, bis wir uns nach spätestens 2 Wochen wieder bei Dir melden.

3. Telefonisches Interview

Wenn für beide Seiten soweit alles passt, freuen wir uns im Rahmen eines ersten telefonischen Interviews mehr über Dich, Deine Person und Motivation zu erfahren und natürlich auch alle Fragen zu beantworten, die Du an uns hast. Dieses Gespräch dauert in der Regel ca. 30-60 Minuten. Je nachdem, wie viele andere Gespräche wir noch führen, melden wir uns nach 1-2 Wochen bei Dir zurück.

4. Persönliches Gespräch

Im nächsten Schritt laden wir Dich gerne zu uns nach Heidelberg ein. In 1 - 2 persönlichen Interviews lernst Du Deinen potenziellen Mentor und Dein Teamlead kennen. Denn neben Deiner fachlichen Kompetenz ist uns sehr wichtig, dass wir auch menschlich gut zusammenpassen und Du Dich in Deinem Team wohlfühlst. Durch kleinere Aufgabenstellungen im Rahmen des Gesprächs kannst Du zeigen, was Du kannst und uns von Deinen Fähigkeiten überzeugen.

5. Welcome to #TeamConstaff

Herzlichen Glückwunsch! Du hast uns überzeugt und wenn Dir das mit uns genauso gegangen ist, freuen wir uns, Dich als neuen Teamzuwachs bei uns willkommen zu heißen.

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